Peran PR dalam Media Relations di Nusantara Infrastructure

Narasumber: Deden Rochmawaty , General Manajer Corporate Affair/ Corporate Communication Nusantara Infrastructure

Public Relation (PR) adalah proses strategi komunikasi yang menghubungkan antara organisasi dengan khalayak. PR berbeda dengan dengan Marketing, PR adalah bagaimana membangun hubungan dengan khalayak perusahaan atau organisasi, sedangkan marketing adalah bagiamana memasarkan produk kepada calon konsumen. 

Dalam menjalani kehidupan kita harus mengenal siapa diri kita. Sama halnya dengan perusahaan, suatu perusahaan haru mengetahui identitasya terlebih dahulu. Perusahaan terdiri dari perusahaan publik dan non publik, Perusahaan publik adalah perusahaan yang sahamnya sebagian besar dibangun oleh publik. Sedangkan perusahaan non publik sebaliknya, misalnya seperti perusahaan keluarga.

Fungsi public relation cukup berhubungan dengan berbagai bidang di Nusantara Infrastructure, termasuk dalam bidang Media Relation. Media relation adalah aktivitas yang menjembatani publik dengan perusahaan. Melalui media perusahaan dapat mengkomunikasikan hal-hal yang perlu diketahui  oleh publik. Kehidupan kita tidak terlepas dari media, terutama gadget. Hal ini sangat berpengaruh dalam pola kehidupan masyarakat.

Pro dan kontra yang dihadirkan melalui media massa mampu menciptakan opini yang memunculkan keputusan yang berdampak besar, yang bahkan keputusan tersebut tidak sesuai dengan fakta awal yang ada. Kekuatan media mampu merubah image yang positif menjadi negatif, maupun sebaliknya. Tugas seorang PR bukanlah merubah image. Tugas seorang PR adalah untuk menciptakan public opini yang akhirnya turut menciptakan image yang sesuai dengan keinginan perusahaan.

Sebelum memilih media, terlebih dahulu suatu perusahaan harus mengetahui target audiens yang ingin disasar. Setelah mengatahui target audiens, tahap selanjutnya adaah media segmentations. Media segmentations terbagi menjadi dua, yakni media segmentations lifestyle and media segmentations news. Media segmentations lifestyle adalah teknik segmentasi terkait trend, fashion, kuliner, dan lain-lain, sedangkan media segmentations news adalah teknik segmentasi terkait berita. Tampilan media pun berbeda-beda sesuai dengan segmen audiens. Tampilan media terdiri dari media cetak, media eletronik seperti televisi, dan media sosial.

Dalam menyajikan berita kepada khalayak, harus memperhatikan news angle. News angle adalah suatu tema yang menjadi dasar dalam menulis dan menyajikan berita kepada publik. Dalam menulis berita, news angle sangat dibutuhkan agar berita yang disajikan tidak “lari” ke pemberitaan yang tidak sesuai dengan yang diinginkan, melainkan sesuai dengan pemberitaan yang diinginkan dan tentu sesuai dengan apa yang ingin disampaikan kepada publik.

Dalam membuat suatu pemberitaan, juga diperlukan key message atau pesan kunci yang merupakan suatu kalimat yang bersifat kuat tentang suatu organisasi dalam meyakini dirinya sendiri. Key message juga dapat dikatakan sebagai pesan yang ingin disampaikan pada publik.

Berita (news) juga dapat dibedakan menjadi dua, yakni hard news dan soft news. Hard news adalah berita yang menjelaskan suatu peristiwa yang terjadi. Hard news menjelaskan informasi mengenai peristiwa tersebut. Soft news adalah peristiwa dibalik atau yang berhubungan dengan hard news. Misalnya, berita kebakaran merupakan berita hard news, lalu berita mengenai perasaan keluarga yang ditinggalkan oleh korban kebakaran merupakan soft news. Hard news merupakan berita terkait logika, sedangkan soft news akan menyentuh perasaan dan emosi.  

Tipe news dapat dibedakan menjadi editorial dan advertising. Editorial adalah artikel berita yang ditulis oleh tim editor dan berdasarkan pada fakta yang ada di lapangan, sedangkan advertising adalah berita yang berhubungan dengan kegiatan periklanan yang bermaksud mempromosikan suatu hal kepada publik.

Objekivitas berita dibagi dua yakni bertujuan untuk membangun kesadaran (building awareness) publik dan sebagai bentuk promosi (promoting) atas produk yang ditawarkan oleh perusahaan.

Dalam membangun hubungan dengan media, perusahaan atau organisasi dapat melakukan teknik formal maupun informal. Teknik membangun hubungan secara formal bisa dilakukan melalui penyebaran press release, menulis artikel feature, melakukan press conference, dan press briefing. Sedangkan, teknik informal dapat dilakukan melalui press statement, press interview, press event, press tour, press training, media visit, company visit, dan media gathering.

Setelah mampu menciptakan hubungan yang baik dengan media, maka saat mengalami krisis, perusahaan dapat menanggulanginya dengan lebih baik dengan media. PR merupakan pihak yang sangat penting saat suatu perusahaan mengalami krisis. PR harus dapat siap dan sigap dalam menanggulangi krisis. Dalam menanggulangi krisis, PR tidak perlu panik dan harus tetap bersikap tenang, PR sebagai garda terdepan perusahaan harus merespon publik secara cepat, baik melalui media maupun telepon.

Hal-hal yang harus dilakukan oleh seorang PR saat mengahadapi krisis adalah selalu berkata jujur, selalau meng-update fakta kepada publik melalui media, terbuka dalam melalukan komunikasi kepada media. Sedangkan, hal-hal yang harus dihindari oleh PR adalah menggunakan istilah-istilah atau jargon yang tidak dimengerti oleh publik, jangan menghindari media dan publik, jangan berkata no comment, dan jangan menyembunyikan hasil wancara dengan media dari publik dengan berkata “off the record.”

Seorang PR sebagai garda terdepan perusahaan harus selalu siap siaga, aktif di saat krisis ataupun di saat perusahaan sedang masa tenang. Membangun hubungan yang baik dengan media adalah hal yang sangat penting untuk membangun image yang baik di mata publik. Bukan semata-mata hanya membuat image yang baik di mata publik, tapi terlebih dari itu seorang PR harus membangun hubungan yang baik kepada publik dan media agar bisa terus membantu publik memenuhi keinginan mereka dan sekaligus menyejahterahkan publik. 

Strategi Komunikasi RCTI

Narasumber: Riska Riyanti 

Jabatan : Head of Publicity- Strategi Marketing Komunikasi RCTI

Struktur organisasi adalah sebuah posisi yang menjelaskan dimana seseorang harus melaporkan pekerjaannya untuk memperlancar alur komunikasi guna untuk mencapai tujuan

          Menurut Onong Uchjana Effendy ( 1984: 35,  strategi adalah perencanaan atau planning dan manajemen untuk mencapai suatu tujuan yang hanya dapat dicapai melalui taktik operasional. Sebuah strategi komunikasi hendaknya mencakup segala sesuatu yang dibutuhkan untuk mengetahui bagaimana berkomunikasi dengan khalayak sasaran. Strategi komunikasi mendefinisikan khalayak sasaran, berbagai tindakan yang akan dilakukan, mengatakan bagaimana khalayak sasaran akan memperoleh manfaat berdasarkan sudut pandangnya dan bagaimana khalayak sasaran yang lebih besar dapat dijangkau secara lebih efektif.

Marketing Communication menurut Philip Kotler and kevin Lane Keller  (2009), komunikasi pemasaran adalah sarana dimana perusahaan berusaha menginformasikan , membujuk dan mengingatkan konsumen secara langsung maupun tidak langsung, tentang produk dan merek yang dijual. Strategic marketing Communication merupakan sebuah bagian yang bertugas untuk membuat aktivasi atau event baik event yng diinisiasi korporasi maupun event yang diinisiasi client dapat mendapatkan income korporasi dan mempertahankan citra dan brand awareness korporasi. Contohnya sebuah brand tertentu yang ingin mengeluarkan produk baru, seperti Cap Panda dan membuat event di Dahsyat RCTI semua banner bergambar minuman Cap Panda namun ada satu banner RCTI yang menandakan bahwa RCTI memiliki sangkutan dengan penyelenggaraan event Cap Panda ini.

Strategi Komunikasi yang menjadi sebuah acuan bagi RCTI yang di kemukakan oleh Kotler dan Smith:

1.      Advertising

Merupakan usaha penyajian non professional atau promosi produk yang dibayar oleh pihak perusahaan.

2.      Sales promotion

Bertujuan untuk meningkatkan keinginan target konsumen untuk membeli sebuah produk

3.      Public Relation and Pulicity

Bertujuan untuk meningkatkan hubungan antara produk dengan konsumen dna masyarakat umum.

RCTI mengadakan acara Reds Run yaitu berlari bersama para pemain sepak bola John Arne Riise dengan sejumlah 3450 peserta yang berlari  berjarak 5KM  yang dimulai  pada pukul 6.30 pagi dan disusul dengan jarak tempuh 2.5 KM  pada pukul 6.35 pagi 

Media Planning

Narasumber: Abimanyu

 Bekerja di Divisi Marketing Strategic di MNC Group.

        Media planning menurut Menurut George dan Michael Belch (2001), perencaan media (media planning) adalah serangkaian keputusan yang terlibat dalam menyampaikan pesan promosi kepada calon pembeli dan/atau penggunaan produk dan merak. Dengan demikian menurut definisi tersebut perencanaan media adalah suatu proses untuk mengambil keputusan. Tom Duncan (2005) perencanaan media adalah suatu proses untuk menentukan biaya paling efektif bauran media untuk mencapai sejumlah tujuan media.

Nielsen merupakan penemu alat Peoplemeter System. Peoplemeter system  merupakan alat untuk mengukur  jumlah penonton — paling tidak selama satu menit, atau minimum 17 detik — pada sebuah acara. Alat ini mampu melacak pilihan frekuensi teleivsi sampai 999 saluran dan mendeteksi frekuensi, modulasi gambar, dan modulasi audio-video.  .

Di Indonesia Nielsen merupakan lembaga yang dipercaya untuk mengukur jumlah penonton dalam suatu program di televisi.

MEDIA PLANNING VARIABLE

Membantu planner untuk memahami merek, konsumen, pasar dan lainnya. Tentang informasi yang diperlukan untuk merumuskan strategi media yang baik untuk setiap merek. Selain itu dasar untuk menetapkan tujuan media.

ADVERTIZER/AGENCY KPI

Three Media Value terdiri dari Price, Reach dan Quality.

1.      Price

a.       CPRP ( Cost Per Rating Point) Cost yang harus dibayarkan setiap rating point. Level CPRP setiap program berbeda-beda.

CPRP (cost per rating point)

Adalah harga yang dikeluarkan untuk mendapatkan 1 % 91 point TVR) target audience.

Jika harga yang dipakai adalah harga gross maka CPRP menjadi CPRP Gross, jika harga net maka CPRP menjadi CPRP Net.

Jika harga yang dipakai adalah harga 30” maka CPRP menjadi CPRP 30” (gross atau net), jika harga 15” maka CPRP menjadi CPRP 15” (gross atau net) dst.

Tetapi umumnya yang menjadi benchmark atau patokan adalah harga CPRP 30” Net.

CPRP juga berlaku untuk CPRP per program atau CPRP total media plan

Rumus CPRP program = Rate / TVR ( gross atau net)

Rumus CPRP media plan = total Budget / TARPs (gross atau net).

CPRP yang paling murah ada di Global Tv.

b.       Gross Rating Points (GRP)

Jika nilai reting yang berfungsi sebagai indikator jangkauan audiensi tersebut dikalikan dengan frekuensi atau benyaknya suatu iklan ditayangkan pada satu program akan menghasilkan apa yang disebut dengan ‘nilai kotor reting’ atau gross reting points(GRP) yang menunjukan bobot yang diberikan kepada suatu kendaraan media atau disebut juga dengan ‘bobot media’. Semakin besar nilai (GRP) maka semakin besar bobotnya. GRP hanya dapat digunakan untuk membandingkan berbagai kendaraan media dalam medium yang sama.

Nilai GRP (GRP = jangkauan x frekuensi) menunjuakn seberapa besar bobot suatu rencana media; semakin besar nilai GRP semakin besar bobot  yang diberikan pada suatu kendaraan media. Perencanaan medai kerap menggunakan GRP dengan tingkat penjualan produk yang dihasilkan.

Sebagaimana diBudger kemukakan diatas keterbatasan anggaran iklan terkadang mendorong perencana media untuk memutuskan apakah lebih mengutamakan jangkauan dengan mengurangi frekuensi ataukah memperbanyak frekuensi dengan membatasi jangkauan.

-          Target GRP

Perhitungan yang menggunakan perkiraan jangkauan tidak terduplikasi disebut dengan  “target GRP” atau targetet GRP yang mengacu pada jumlah orang yang berada pada target audiensi utama yang dikalikan dengan frekuensi. TGRP adalah nilai GRP yang diarahkan hanya kepada target audiensi yang menjadi sasaran utama pemasaran produk yang diiklankan. TRGP memberi gambaran yang lebih akurat atas biaya yang telah dikeluarkan untuk suatu iklan.

c.       Budget

d.      Spot

e.       Rate/Spot

2.      Reach

Reach adalah jumlah penonton yang diraih dalam suatu kampanye iklan dalam periode tertentu namun tidak ada duplikasi penonton seperti dalam perhitungan TARPs. Pada perhitungan reach setiap penonton yang pernah menonton iklan hanya dimasukkan dalam perhitungan sekali saja jadi tidak ada duplikasi.

Angka maksimum untuk reach adalah 100%

Reach biasa disebut Net Reach, sedangkan TARPs adalah perhitungan gross karena ada duplikasi tadi, istilah lain yang sering digunakan untuk TARPs adalah GRPs (Gross Rating Points)

Brand A mendapatkan Reach 90 % artinya 90 persen dari target audience (orang berbeda = tanpa duplikasi) menonton iklan brand “A”

Reach 1 + adalah persentasi jumlah target audience yang menonton iklan minimal sekali

Reach 2 + adalah persentasi jumlah target audience yang menonton iklan minimal dua kali

Dst..

Reach absolute 1 adalah presentasi jumlah target audience yang menonton iklan tepat hanya sekali

Reach absolute 2 adalah presentasi jumlah target audience yang menonton iklan tepat hanya 2 kali.

3.      Quality

a.       Index . sasaran advertiser untuk mengiklankan brand/ produk dengan melihat sisi suatu program mana yang dirasa cocok dengan brand yang akan di iklankan. Kalau rating adalah ratenya sedangkan index itu perhitungan cocok atau tidaknya.

b.      Ads Positioning

Positioning terdiri dari positioning 1,2,3,4 dan 5. Positioning 1 adalah yang paling mahal. Positioning merupakan iklan yang ada di tengah- tengah program.

c.       Top 20 Program

Adanya di jam prime time . dari semua all tv top 20 program paling di incar oleh advertiser untuk beriklan.

CURRENCY OF MEDIA PLAN

Di ukur menggunakan Nielsen dengan memasang alat di salah satu rumah dengan menggunakan remote yang berkode khusus bagi setiap anggota keluarga. Namun demikian masih banyak terjadi margin of error dari penggunaan tersebut , dikarenakan Nielsen merupakan lembaga yang dipercaya untuk mengukur media, kesepakatan media, media agency dan advertiser.

MEDIA PLANNING PROCESS

Media Planning Proses terdiri dari

1.      Media Brief

2.      Media Objective

3.      Media Strategy

4.      Media Buying

5.      Implementation

6.      Media Review

Dilihat dari Media Review jika terjadi masalah di dalamnya maka akan di analisa dan akan di buat brief baru. 

IMPLEMETATION PROCESS

Implemetation process terdiri dari

1.      Media Plan

2.      Tactical Strategy

3.      Media Schedule

4.      Media Order

5.      Post Buy Report

Semua di mulai dari media brief.  Media brief dokumen yang paling penting bagi media planner.

MEDIA OBJECTIVE

Biasanya terdiri dari 2 komponen:

1.      Target Audience

Mendefinisikan siapa target kampanye yang di maksud.

2.      Media Goals

Mendefinisikan hasil yang diharapkan dari penempatan iklan di media

3.    Demographics

Terdiri dari jenis kelamin, usia, pendidikan,pendapatan rumah tangga dan sebagainya.

Psychographic

Terdiri dari kebiasaan konsumen, sikap terhadap isu social dan sebagainya.

Media planner nantinya akan mencampur semua larutan-larutan iklan itu sehingga akan mencapai campuran yang di ingin kan.

Index menentukan target audience.

MEDIA STRATEGY

1.      Geographical Allocation

Elemen-elemen yang bisa di tanyakan kepada advertiser : 1. Determining Factors yang terdiri dari Distribusi level in total. Distribution by area dan Product penetration. 2. Supporting Data / Analysis yang terdiri dari

a.       Sales Contribution by Area , selesnya kempuan kekuatan di area itu dimana.

b.      Buying Power Index (BPI), kemampuan daya beli masyarakat

c.       Brand Development Index ( BDI)

d.      Category Development Index (CDI)

e.       Consumer Media View (CMV)

2.      Media / Channel Mix

Campuran media menentukan apa / saluran media mana yang akan digunakan, untuk tujuan atau peran apa dan tujuan masing-masing media . Faktor yang dipertimbangkan adalah karakteristik masing-masing media dan kemampuannya untuk berkontribusi pada keseluruhan sasaran media / kampanye.

·         Tv Media Characteristic

·         Radio Media Characteristic

·         Magazine Media Characteristic

·         Newspaper Media Characteristic

·         Outdoor Media Characteristic

·         Direct Mail Media Characteristic

·         Digital Media Characteristic

3.      Vehicle Selection

Pemilihan kendaraan menentukan stasiun TV atau radio khusus, publikasi surat kabar atau cetak, atau situs online atau dalam kombinasi dengan preferensi tertentu dapat memenuhi tujuan / sasaran yang ditetapkan untuk kampanye.

4.      Scheduling Strategy

Strategi penjadwalan tergantung pada berbagai faktor yang diambil dari berbagai analisis latar belakang yang dilakukan pada musim lalu, persaingan iklan, pertimbangan anggaran, siklus pembelian merek dan sebagainya.

Media Scheduling

Special Occassions

·         Idul Fitri, Christmas, New Year, Chinese New Year.

·         Liburan Sekolah

·         Budget Year

5.      Budget Methods

Sebelumnya anggaran media adalah bagian dari anggaran iklan. Sejak kemunculan media spesialis / agensi media, anggaran periklanan diperumit untuk pengembangan / produksi kreatif dan media. 

·         Advertising : Creative/ Productio, Media, Research, Consumer Promotions < marketing Tools.

·         Digital Advertising

·         Trade

·         Corporate

SIAPA YANG MENGKONTROL MEDIA BUDGET ?

1.      Larger Companies

·         Media

·         Advertising Direction

·         Vice President Of Marketing Or Advertising

2.      Smaller Companies

Owner or Ceo

BAGAIMANA ANGGARAN MEDIA DI TETAPKAN ?

·         Tetapkan selama perencanaan dan penganggaran untuk tahun fiskal berikutnya.

·         Pertimbangan diperhitungkan saat menentukan anggaran

·         Pemasaran dan tujuan bisnis

·         Upaya hasil tahun berjalan yang diharapkan

·         Inisiatif baru untuk diperkenalkan

·         Kegiatan kompetitif

·         Tingkat kematangan dan ukuran saat ini

BUDGETING METHOD

·         Persentase metode penjualan

·         Metode tujuan tugas

·         Metode historisnya

·         Pangsa pasar dan pangsa Suara

·         Paritas kompetitif

·         Metode kombinasi

MEDIA BUDGETING EVALUATION

Ini sangat sulit, karena kebanyakan pelanggan sering "disentuh" ​​dan oleh berbagai jenis media sebelum melakukan pembelian. Namun, pembelian iklan - satu kategori pengeluaran media - sering dievaluasi berdasarkan: 1. Sentimen pelanggan untuk perusahaan atau produk. 2 Awarenes (Periklanan, Merek, Komunikasi) 3. Prestasi Penjualan.